Producer-Team VIRTUAL CONFERENCES: Aufnahme läuft. Mein Name ist Florian König. Heute ist der 20. Mai 2020. Sie hören den ersten Podcast von Virtual Conferences, neuen Produkt der Digitalisierung. Im Anbetracht der Corona-Pandemie haben wir als Dienstleister für den Veranstaltungs- und für den Konferenzbereich verschiedene digitale Services im Portfolio. Und ich würde Ihnen heute gerne zwei Dinge erklären. Im ersten Teil des Podcasts geht es die Durchführung von Online Trainings, wie sie in Ihrem Online Training gut aussehen bzw. gut klingen. Und im zweiten Teil geht es ein Konzept für einen Online-Datentag. Da haben wir sicherlich auch den einen oder anderen Hörer, der sich dafür interessiert. Also hier einige Vorschläge, wie sie bei Ihrem nächsten Online Training optisch und akustisch möglichst gut wirken. Es geht Licht. Für ein gutes Kamerabild ist vor allen Dingen viel Licht wichtig. Ein idealer Platz ist es z.B. tagsüber an einem Fenster. Was Sie erreichen möchten, ist ein möglichst gleichmäßiges weiches Licht in Ihrem Gesicht. Wenn Sie Ihren Schreibtisch mit dem Computer oder auch nur Ihr Laptop also vor einem Fenster aufstellen können, hilft das meist schon sehr. Falls Sie kein Fenster zur Verfügung haben oder Ihr Training abends stattfindet, sollten Sie für eine Beleuchtung, die Sie unmittelbar hinter Ihrem Computer Laptop aufstellen, sodass ihr Gesicht davon ausgeleuchtet wird. Die Lichtquelle sollte sich hierbei auf Kopfhöhe befinden. Lichteinstellungen steil von oben oder von unten sollten dringend vermieden werden. Falls Sie vor sich eine Tischplatte haben, lohnt es sich auf dieser weißen Papier oder weißen Stoff auszulegen, denn dadurch wird zusätzlich weiches Licht in Richtung Ihres Gesichts reflektiert. 2. Computer, Laptops, Smartphones oder Tablets, die nicht älter als drei Jahre sind, verfügen in der Regel über eine eingebaute Kamera mit ausreichend Bildqualität. Entscheidend ist jedoch der Winkel, aus dem sie aufgenommen werden. Die Kamera sollte sich im Idealfall ungefähr auf Höhe ihrer Stirn befinden und dann direkt auf ihre Augen gerichtet sein. Steilere Winkel, sowohl von oben als auch von unten, sind auch hier wieder dringend zu vermeiden. die Höhe, aus der sie gefilmt werden, zu verändern,

Producer-Team VIRTUAL CONFERENCES: Stellen Sie Ihr Laptop zum Beispiel auf einen Bücherstapel oder ähnliches. Positionieren Sie sich so im Bild, dass die Unterkante des sichtbaren Bildes leicht unterhalb Ihrer Brusthöhe liegt und die Oberkante maximal 3 Finger breit oberhalb Ihres Kopfes. den optimalen Bildausschnitt zu erhalten, können Sie die Distanz zur Kamera variieren. Als dritter Punkt wichtig ist der Ton. Neben einem guten Bild lässt sich auch der Ton bereits mit einfachen Mitteln optimieren. Ihre Trainingsteilnehmerinnen und Teilnehmer werden es Ihnen danken. Wichtig ist beim Ton vor allen Dingen die Vermeidung von zu viel Raumklang, Hall und Störgeräuschen. Schalten Sie vor Beginn eines Trainings alle störenden Geräuschquellen in Ihrer direkten Umgebung, Fernseher, Klimaanlage, Waschmaschine, Ventilator etc. ab. Schließen Sie die Fenster und Türen zu anderen Räumen. Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen einem externen dem im Laptop Computer verbauten Mikrofon. Wir raten ihn deutlich zu einem externen Mikrofon, beispielsweise einem Headset. Das Mikrofon befindet sich dann näher in Ihrem Mund. Ein weiterer Vorteil eines Headsets ist, dass sehr viel weniger Raumklang und Hall aufgefangen wird und somit Ihre Stimme deutlich besser und verständlicher klingt. Falls Sie kein Headset oder ein anderes externes Mikrofon verwenden, sollten Sie darauf achten, dass der Raum, in dem Sie sich befinden, nicht zu kahl ist. Glatte Flächen wie zum Beispiel Wände, Decken, Fußböden oder Fensterscheiben verstärken den Hall. Dieser Hall sollte so weit wie möglich reduziert werden. Dabei helfen insbesondere Teppiche, Teppichböden, Vorhänge, Decken, Polstermöbel und Bücherregale. Die Optimierung Ihres Arbeitsplatzes kann schon mit wenigen Handgriffen gelingen. Der Hintergrund Für die optische Gestaltung Ihres Hintergrunds gibt es verschiedene Möglichkeiten. Grundsätzlich gilt auch hier als Faustregel Licht ist gut. Zwar sollte das Raumlicht nicht das Licht welches Ihr Gesicht aufhält überstrahlen. Aber bis zu dieser Grenze hilft es, dass sie positiver wirken, als wenn der Hintergrund zu dunkel ist. Für ein Unternehmensbranding können sie Roll-ups hinter sich aufstellen. Falls es die räumlichen Gegebenheiten an ihrem Arbeitsplatz zulassen, kann es für die Trainingsteilnehmer sehr angenehm wirken, wenn hinter ihnen die Tiefe des Raums wahrnehmbar ist. Auch kleinere Lampen oder Lichtquellen, welche mindestens 2,50 Meter Abstand hinter ihnen im Raum stehen, wirken oft sehr angenehm.

Producer-Team VIRTUAL CONFERENCES: Die Internetverbindung. empfehlen Ihnen Ihren Computer mit einem Netzwerkkabel an Ihren Router oder Ihr DSL Modem anzuschließen und nicht via WLAN, WiFi. Dies sichert Ihnen eine meist deutlich stabilere Internetverbindung und verhindert Abbrüche und Aussetzer bei Ihrem Online Training. Hilfreiche Tools für Online Trainings. Mit einfachen Tools können Sie Ihre Inhalte den Trainings-Teilnehmern auch in digitaler Form gut präsentieren und die Partizipation erhöhen. Die Online-Training-Toolbox lässt sich viele praktische digitale Werkzeuge ergänzen. Gern sind wir Ihnen bei der individuellen Auswahl und Zusammenstellung behilflich. Doch auch hier gilt die Faustregel, weniger ist mehr. Verwenden Sie nur Tools, mit denen Sie sich ausreichend sicher fühlen und die den Teilnehmerinnen und Teilnehmern einen Mehrwert im Rahmen des Online-Training bieten. Das Screensharing Mittels Screensharing lassen sich beliebige Inhalte für die Trainingsteilnehmer auf dem Bildschirm visualisieren. Dabei können Sie vorhandene Dokumente, vorgefertigte Skizzen, Übersichten oder Diagramme zeigen. Sie können aber auch live, unter anderem über ein Zeichenpad oder ein Tablet mit Stift, wie auf einem Flipchart zeichnen und Hinweise der Teilnehmer direkt in Ihre Darstellung aufnehmen. Umfragen und Stimmungsbilder Viele Inhalte können Sie bereits vorbereiten, sodass Sie während des Trainings darauf zugreifen und gegebenenfalls nur noch minimale Änderungen oder Aktualisierungen vornehmen müssen. Eines dieser Tools sind Umfragen, Stimmungsbilder von den Teilnehmern abzufragen. Wie Sie Ihr Online-Training gut managen Ergänzende Vorschläge, Sie Ihr nächstes Online-Training organisatorisch gut vorbereiten Erstmal was zur Zeitplanung. Die Erfahrung zeigt, dass die Aufmerksamkeitspanne bei Online-Training weniger lang ist als bei physischen Trainings. Dies sollten Sie bereits bei der Planung und der Zusammenstellung der Trainingsmodule berücksichtigen. Besser sind kürzere Abschnitte mit ausreichend Pausen dazwischen. Die Pausen können Sie zur zwangslosen Kommunikation mit den Teilnehmern nutzen, falls Sie sich mit der Gruppe nicht auf eine bildschirmfreie Pause verständigt haben. Wie bei jedem anderen Training gilt auch bei einem Online Training, lassen Sie Ihre Teilnehmer nicht warten. Zum angegebenen Termin sollten Sie rechtzeitig bereit sein, Ihre Technik kontrolliert haben und das Training gerechtzeitig starten. Halten Sie aber auch die kommunizierten Endzeiten ein und verabreden Sie eher

Producer-Team VIRTUAL CONFERENCES: individuelle Nachfrage und Feedback gründen mit den Teilnehmern als zu überziehen. Abschließend noch etwas zur Gruppengröße. Halten Sie die Teilnehmerzahl bei Ihren Online-Trainings so klein wie möglich. Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Gruppen mit mehr als 8 oder 10 Personen neigen dazu, die Aufmerksamkeit im Laufe der Trainingszeit zu verlieren. Der oder die ein oder andere fühlt sich gegebenenfalls weniger beobachtet, schweift mit den Gedanken ab oder beschäftigt sich sogar mit anderen Dingen. bzw. Inhalten. So, das war der erste Teil im Podcast zum Thema Wie kann ich ein gutes Online-Training machen? der zweite Teil beschäftigt sich jetzt mit einem Konzept für einen Online-Datentag. Zum Beispiel die Ausgangslage. Im Zeichen von Covid-19 im Frühjahr 2020 wurden nahezu alle öffentlichen Veranstaltungen bis auf weiteres abgesagt und die Neuplanung von persönlichen Treffen ausgesetzt. Auch das für den 31. März 2020 geplante Berliner Gespräch wurde auf unbestimmte Zeit verschoben. Wie lange die Ausgangs- und Kontaktsperren verhängt bleiben, ist zum jetzigen Zeitpunkt unklar. Dazu muss ich sagen, dass das Papier aus dem März 2020 stammt. Vor Herbst 2020 wird aber wahrscheinlich keine Wiederaufnahme von persönlichen Treffen und Veranstaltungen möglich sein. Zielsetzung Mit einem Online-Event kann der eine oder andere sicherlich Neuland beschreiten. möchte aber auch in der aktuellen Krisen-Nituation angemessen reagieren und Inhalt und fachliche Impulse trotzdem noch weitergeben. Denn insbesondere auch Datenschutz und Datenschutzinstitutionen drohen häufig als Verhinderer wahrgenommen zu werden. Dabei sollte es in erster Linie darum gehen, in Krisenzeiten das rechte Maß bei der Einschränkung von Grundrechten zu finden. Besonders schwierig macht es in der aktuellen Situation, dass es ein vergleichbares Szenario in Deutschland, Europa und der Welt bisher nicht gegeben hat, sodass alle Beteiligten sich einen gemeinsamen Überblick über die Herausforderungen und die Grenzen verschaffen müssen. Mit einem Online-Event zum Thema Datenschutz-Rechtsfertigungsprobleme in Zeiten von Covid-19 lässt sich sicherlich ein guter Dialog führen, welche Bedeutungen in Krisenzeiten dem Thema Datenschutz beigemessen wird und welche Grenzen nach derzeitigem Stand zumindest auf keinen Fall überschritten werden sollten. In der Folgebetrachtung und Nachbereitung des Online-Events ist nicht auszuschließen, dass sich diese Grenzen im Rahmen von Eskalationsmechanismen verschieben werden.

Producer-Team VIRTUAL CONFERENCES: zur Umsetzung. King Consult Kommunikation und Virtual Conferences, ein Produkt von Scoop Visual Concepts GmbH arbeitet gerade eigeninitiativ daran, dieses Produkt Virtual Conferences zu lauschen. Wir bringen dabei unsere gesamte Expertise aus unterschiedlichen Bereichen dieses Projekte mit ein. Politik, Kommunikationsberatung, Event Management, Teilnehmermanagement, Animationen und Filmproduktion, Webhosting, Design, ein umfangreiches Projektmanagement. Mit diesen Diensten können wir das geplante Online-Event professionell und in kurzer Zeit mit allen notwendigen Leistungen und Personen umsetzen. Die Umsetzung des Online-Events soll hochwertig und professionell wirken, auch weil das Material zum Nachsehen und Nachhören eine längere Zeit auf der Website verfügbar sein wird. Da das Thema Covid-19 und die Einschränkung der Bürgerrechte wahrscheinlich noch einige Zeit aktuell bleiben wird, besteht gebenfalls keine unmittelbare Dringlichkeit, sodass die Planung, Referentenansprache und Einladung Save the Date unaufgeregt, aber trotzdem zügig vonstatten gehen kann. Nach unserer Kenntnis, ohne ausführliche persönliche Erfahrung sollten Online-Events nicht länger als insgesamt 2-3 Stunden dauern. Abhängig von der Ablauf- und Pausenplanung könnten auch zwei größere Blöcke von je 90 Minuten vorgesehen werden. Dazu sollte die Agenda und die Themenformulierung möglichst knackig sein und die Moderation zeitlich restriktiv durch das Programm führen. Zur technischen Redaktion und die Moderation Wir halten Ihnen gerne den Rücken frei, damit Sie sich voll und ganz auf die Kommunikation mit Ihren Spekern und Zuschauern konzentrieren können. Als unsichtbare Helfer steuern wir die gesamte Technik und unterstützen Sie beim Handling der Zuschauerfragen, der Ergebnis aus Wertdenküberwachung des Zeitplans und Sorgen für technische Hilfe, wo immer Sie beim Online-Event von Nöten ist, bei aktiv Beteiligten oder Zuschauern. Die Tools für die Online-Events Dazu eine kurze Vorbemerkung. Bei der Auswahl der notwendigen digitalen Tools haben wir selbstverständlich ein besonderes Augenmerk auf die Datensparsamkeit der verwendeten Services und prüfen die Datenschutzbestimmungen ausführlich. Bei Unklarheiten kommen wir auf die Veranstalter zu und stimmen die möglichen Bedenken und Optionen miteinander ab. Im Zweifel sollte eher auf den Einsatz eines Tools verzichtet werden. Grundsätzlich soll die Teilnahme nahezu barrierefrei möglich sein, kostenfrei, ohne Account und Zugangsdaten.

Producer-Team VIRTUAL CONFERENCES: zur Moderation. Wie auch bei den bisherigen analogen Veranstaltungen sehen wir Rolle des Moderators und Gastgeber beim Veranstalter. Gern können wir entsprechende Räumlichkeiten zur Verfügung stellen, in denen er trotz Abstandsgebot durch Covid-19 von einem Team aus Technik und Redaktion begleitet wird, sich voll auf die inhaltliche Leitung der Veranstaltung konzentrieren zu können. Zur Videokonferenz. Herz des Online-Events ist das Sichtbarmachen der Speaker-Panelisten und des Moderators. Dazu stehen verschiedene Tools zur Verfügung. King Consult bemüht sich derzeit bereits selbstgehustete Dienste Datenschutz, unbedenkliche Tools mit voller administrativer Souveränität. Dabei sollten immer mindestens zwei Personen an einer Video Runde beteiligt sein. Erstens der Moderator, zweitens der Vortragende. Zur Diskussion können dann natürlich auch mehr Teilnehmer in der Video Runde geschaltet werden. Allerdings sehen wir derzeit drei Diskutanten plus Moderator als die maximale Besetzung an. Streaming und Aufzeichnung und On-Demand Live oder on demand? Diese Frage sollte ganz zu Beginn der Planung für den Online-Event geklärt werden. Bei einer Live-Übertragung des Online-Events können die User als Zuschauer die Vorträge und Diskussionen in Echtzeit verfolgen und sich durch unterschiedliche Beteiligungsverfahren aktiv an der Diskussion und dem Online-Event beteiligen. Das Video-Signal des Speakers sowie der Vortragsfolien wären live in einem Player auf der Website zu sehen. Das Live-Signal würde während des Events aufgezeichnet und im Nachgang in Einzelfilm auf der Website des Veranstalters veröffentlicht werden, so dass die Teilnehmer des Events, aber auch die, die nicht teilnehmen konnten, zeitversetzt das Material nachsehen und nachhören können. Im Gegensatz zum Live-Event kann das Online-Event auch im engeren Kreis unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfinden und die Ergebnisse ausschließlich im Nachhinein auf der Stiftungswebsite veröffentlicht werden. Ideen für ein On-Demand Live-Hybrid, ein Vortrag, Interview, ca. 20 Minuten könnte vorab aufgezeichnet und für die Sendung optimiert werden. Zum Slot während des Datentages könnte es dann eingespielt und danach mit dem Speaker eine Videoschalte geben, mit Einbindung auch wieder eines Live-Chats. Die Chat-Funktion, ein wesentliches Merkmal für ein gelungenes Live-Online-Event, ist die gute Einbindung des Publikums. Dazu lassen sich Chat-Funktionen bereitstellen, über die das Publikum mit der Redaktion dem Moderator in Verbindung.

Producer-Team VIRTUAL CONFERENCES: Fragen zu stellen oder eigene Kurzbeiträge einzubringen. Natürlich kann angeboten werden, auch eigene Videoclips zu schicken, die dann für alle sichtbar eingespielt werden, auch visuell das Event zu bereichern und die Lust auf eine Beteiligung zu erhöhen. Mit Hilfe von Abstimmungen und der Abfrage von Stimmungsbildern lässt sich die Interaktion mit den Teilnehmern steigern, die Verbindlichkeit der Teilnahme erhöhen und eine sofortige Stimmungsbild des Publikums einholen. Aktiv können die Zuschauer auch mitentscheiden, mit welchem vorgeschlagenen Themenbaustein das Online-Event fortgesetzt werden soll, ohne dass der Veranstalter das Heft aus der Hand genommen wird. Virtuelle Stehtische, einer der Besonderheiten an klassischen Konferenzformaten und Events, sind die Pausen, in denen Gut- und Gernnetworking stattfindet und sich gerade gehörte und diskutierte Inhalte direkt besprechen und vertiefen lassen. Das ungezwungene Miteinander könnte in proaktiv geplanten Pausen des Online-Events an virtuellen Stehtischen nachgeahmt werden. Dazu werden parallele Videokonferenzräume gestartet, die ohne zusätzliche Anmeldung betreten und genutzt werden können. Diese virtuellen Räume haben idealerweise eine thematische Ausrichtung oder einen Host als Co-Gastgeber. Eventuell auch ein Speaker, die Teilnehmer zu empfangen und die gegenseitige Vorstellung zu erleichtern und als zusätzlicher Online-Event-Ansprechpartner erreichbar oder sichtbar zu sein. Pausen und erfrischende Inhalte. die Zuschauer der Veranstaltung des Online-Events nicht zu ermüden und die Aufmerksamkeit für die präsentierten Inhalte möglichst hoch zu halten, sollten die einzelnen Blöcke des Online-Events nicht zu lang sein und regelmäßig Pausen eingeplant werden. In den Pausen können die zuvor dargestellten virtuellen Städtische zum Networking angeboten werden, zum anderen aber auch andere exklusive Inhalte. Wir hörten beispielsweise von musikalischen Live-Performances, die ebenfalls als Video in die Veranstaltung eingebunden und gestreamt wurden. Ich denke, da besteht viel Raum für Experimente und die Unterstützung von Künstlern, die ebenfalls gerade unter der Covid-19-Pandemie leiden. Zum Schluss noch die Vorbereitung der Speaker. Ein Wir schaffen! Die Speaker und Diskutanten können mit einem kleinen, postalisch verschickten Paket auf ihre Teilnahme am Online-Datentag vorbereitet werden. Denkbare Inhalte, Namensschild, Minivimpel mit Eventlogo, Schokolade, Traubenzucker, Piccolo, Wasserfläschchen, alles was ein Lächeln

Producer-Team VIRTUAL CONFERENCES: aufs Gesicht der Speaker zaubern könnte. Und zu guter Letzt die Herausforderung für ein gutes Online-Event – Live-Feeling durch Partizipation. Insbesondere durch partizivative Elemente wie Stimmungsabfragen, Einbindung von zusätzlichen Gesprächsteilnehmern oder Statementgebern kann der Live-Charakter des Online-Events verstärkt werden. Für eine stärkere Visualisierung können die Teilnehmer vom Moderator gebeten werden, ein Foto zu schicken, was sie gerade sehen, während des Onlines-Events. Diese Fotos könnten als Bildergalerie-Collage in den Stream eingebunden werden. Auch hierüber lassen sich wiederum Stimmungsbilder und Abstimmungen entwickeln. So kann in Zeiten, in denen Live-Events nicht möglich sind, Gefühl eines gemeinschaftlichen Erlebens via Stream kreiert oder zumindest nachempfunden werden. Ich hoffe, dass ich Ihnen mit diesen beiden Ansätzen einmal der Konzeption für einen Online-Live-Event und den Fragestellungen, die sich damit ergeben und mit der Gestaltung von Online-Trainings einen ersten kleinen Eindruck geben konnte, wie das Ganze von uns als Company Virtual Conferences gemacht werden kann, welche Beratungsleistung von unserer Seite aus damit hineingegeben wird. wir würden uns freuen, wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen. Unsere Internetadresse virtual-conferences.de steht 24 Stunden jederzeit für Sie zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht und bis bald. Ihr Florian König.